E-Mails haben die Kommunikation revolutioniert, insbesondere im Geschäftsbereich. So praktisch und schnell sie den Datenaustausch gestalten, bringen sie auch viele Schattenseiten mit sich. Wem graut nicht davor, sich nach zwei Wochen Ferien durch die Vielzahl an Nachrichten zu wühlen? Und wer wünscht sich nicht zuweilen mehr Qualität als Quantität in der E-Mail-Kommunikation? Gehen Sie mit gutem Beispiel voran.

Unding 1: lange keine Antwort geben

Es gibt unterschiedliche Ansichten darüber, wie schnell eine E-Mail beantwortet werden soll. Einige Firmen setzen ihren Mitarbeitenden Fristen für eine Antwort, andere finden: «Wer eine schnelle Antwort will, soll anrufen und keine E-Mail schreiben». Und nicht selten hört man beim Nachfragen ein genervtes «Ich bins noch am Abklären». Wenn Sie verhindern möchten, dass alle, die Ihnen E-Mails schreiben, Sie anrufen, halten Sie sich an eine einfache Regel: Geben Sie immer eine rasche Antwort. Diese muss nicht definitiv oder endgültig sein. Eine kurze Rückmeldung im Sinn von «Ich habe Ihre Nachricht erhalten und kümmere mich darum» ist für Ihr Gegenüber Gold wert.

Unding 2: riesige Dateien schicken

Grosse E-Mail-Anhänge benötigen viel Zeit und Leistung beim Hoch- und Runterladen – dabei können auch andere Sendungen blockiert werden, bei Ihnen sowie beim Empfänger. Zudem pflastern Sie damit die Inbox des Empfängers zu. Nutzen Sie darum besser einen Übermittlungsdienst wie www.wetransfer.com oder eine Cloud-Lösung, um grosse Datenmengen zu transportieren.

Unding 3: wütend antworten

Wenn Sie genervt oder wütend sind, warten Sie einen Moment und greifen Sie dann lieber zum Telefon. Unstimmigkeiten lassen sich mündlich viel schneller und besser regeln als schriftlich. Zudem leben E-Mails manchmal länger, als einem lieb ist und gelangen zu Leuten, für die sie nicht bestimmt waren. Verhindern Sie, dass Ihnen eine Wut-E-Mail zum Verhängnis wird, wenn die Sache für Sie längst abgeschlossen ist, und halten Sie Ihre E-Mails stets freundlich.

Unding 4: Lesebestätigung anfordern

Wenn Sie diese Option einschalten, signalisieren Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie davon ausgehen, dass eine Antwort ausbleibt oder lange auf sich warten lässt – keine gute Voraussetzung für eine erfolgreiche Kommunikation. Wenn nötig, bitten Sie Ihr Gegenüber direkt im E-Mail um eine Bestätigungsantwort oder rufen Sie einfach an.

Unding 5: Rechtschreibung missachten

Auch wenn es schnell gehen muss: Achten Sie auf Grammatik und Rechtschreibung. Jede E-Mail hinterlässt einen Eindruck – machen Sie einen guten!

Unding 6: freundliche Grüsse für alle

Wenn Sie mit jemandem per Du sind, wirkt es seltsam, wenn am Schluss ein «Freundliche Grüsse» steht, weil Sie es in Ihrer Signatur so definiert haben. Möglicherweise steht es noch in einer anderen Schrift oder Farbe. Etwas, das ganz offensichtlich eine Standardeinstellung ist, ist aber alles andere als freundlich. Nehmen Sie sich die Zeit, die Grussformel persönlich zu formulieren – es stärkt die zwischenmenschlichen Beziehung zum Empfänger.

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