Die CC-Funktion sollte die Kommunikation vereinfachen – doch vielen beschert sie unnötig viel Arbeit. Erleichtern Sie Ihren Mitmenschen das Leben und beschränken Sie CC-Mails auf ein Minimum.

CC erfüllt eigentlich die Aufgaben einer transparenten Kommunikation: Eine E-Mail an Hugo mit Maja auf CC sagt aus «Maja, schau, das hab ich Hugo geschrieben» und «Zu deiner Info, Hugo: Maja weiss, dass ich dir das geschrieben habe». Das ist ja eigentlich ganz praktisch, wenn es sich um eine überschaubare Anzahl Nachrichten handelt.

Insbesondere in Grossunternehmen gibt es aber die Tendenz, mehrere Leute auf CC einem ganzen Gesprächsverlauf folgen zu lassen. Da kommt es gerne vor, dass man seine Mailbox öffnet und zehn Nachrichten mit einer Hin- und Her-Diskutiererei lesen muss. In richtig grossen Unternehmen kennt man vielleicht nicht einmal alle involvierten Personen. Bevor man dann heikle Informationen allen preisgibt, streicht man vielleicht auch mal die eine oder andere Person vom Verteiler.

Diese sitzt dann auf den zehn Nachrichten und weiss nicht, wies weitergeht. Aus Angst vor weiteren zehn Nachrichten wird sie dann aber nicht nachfragen, was der Stand der Dinge ist. Wenn sie dann einige Tage später wieder auf CC genommen wird, muss sie die ganze Geschichte wieder nachlesen, erfährt dabei meistens doch noch die Info, die ihr ein anderer vorenthalten wollte und weiss schlussendlich doch nicht so richtig, ob von ihr eigentlich etwas erwartet wird in der Angelegenheit. Und trifft sie dann einen der CC-Kollegen in der Kaffeepause, stellt sich vielleicht noch heraus, dass dieser die Nachrichten gar nicht so richtig gelesen hat, weil es ihm zu aufwendig war.

Die Formel ist einfach: Je mehr Nachrichten geschrieben werden, umso genervter sind die Gesprächsteilnehmer und umso kürzer und missverständlicher kommunizieren sie, wodurch andere nachfragen und wieder neue E-Mails schicken.

Überlegen Sie sich bei der CC-Funktion darum immer: Müssen die Personen wirklich auf CC stehen? Müssen sie das ganze Gespräch mitverfolgen oder reicht es vielleicht auch, wenn sie erst am Schluss hinzugefügt werden, damit sie den Endstand wissen?

 

Lange Konversationen weiterleiten

Ähnliches gilt für das Weiterleiten eines längeren Gesprächverlaufs – sozusagen heimliches CC-Setzen. Eine Mail in der Inbox mit dem Betreff «AW: AW: AW: AW: AW: AW: Rechnung September» ist selten ein gutes Zeichen und wenn in der letzten Nachricht lediglich «Für dich zur Info» steht, umso weniger. Fragen Sie sich vor dem Weiterleiten: Muss der neue Empfänger alle früheren Nachrichten bekommen? Steht vielleicht im Verlauf noch etwas drin, das andere Gesprächsteilnehmer in eine unangenehme Lage bringt?

Löschen Sie unnötigen Text und fassen Sie das Gespräch für den neuen Empfänger zusammen. Erklären Sie in wenigen Sätzen, worum es geht, was der aktuelle Stand der Dinge ist und wie es weitergeht. Wenn Sie lediglich schreiben «Zur Info», schieben Sie der anderen Person die Arbeit zu, den ganzen Rattenschwanz an E-Mails zu lesen und oftmals bleibt unklar, ob Sie noch eine Handlung erwarten.

Goldene Regel: Setzen Sie den Empfänger ins Zentrum, nicht die Bequemlichkeit.

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(Bild: iStockphoto)